I. Trước khi tìm hiểu quy định về "ký chính thức" trong văn bản, chúng ta tìm hiểu khái niệm về ký chính thức như sau.

Theo khoản 6 Điều 2 Luật điều ước quốc tế 2016 quy định:

“6. Ký là hành vi pháp lý do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền thực hiện, bao gồm ký điều ước quốc tế không phải phê chuẩn hoặc phê duyệt và ký điều ước quốc tế phải phê chuẩn hoặc phê duyệt.”

 

Ký chính thức là ký của vị đại diện các bên vào văn bản điều ước. Nếu điều ước quốc tế không quy định các thủ tục khác thì sau khi ký chính thức, điều ước đó sẽ phát sinh hiệu lực.

Ký chính thức hay còn gọi là ký chính thức trong văn bản là chữ ký cuối trang văn bản có giá trị xác nhận lại toàn bộ nội dung trên văn bản. Chỉ có người có thẩm quyền mới có trách nhiệm ký chính thức.

     II. Quy định của pháp luật về ký chính thức

Theo Điều 10 Thông tư số 04/2013/TT-BNV về Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức quy định:

“Điều 10. Ký văn bản

1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức).

2. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền

Thủ trưởng cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ký tất cả các văn bản do cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ban hành. Các trường hợp ký thay (phải ghi KT.), ký thừa lệnh (phải ghi TL.), ký thừa ủy quyền (phải ghi TUQ.), ký thay mặt (phải ghi TM.).

3. Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản.”

   

     * Các thẩm quyền ký ban hành

Theo quy định tại khoản Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư quy định như sau.

“Điều 13. Ký ban hành văn bản

1. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

2. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

3. Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.

4. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

5. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.”

 

     * Màu mực chữ ký

Theo quy định tại khoản 6 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định:

“Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút mực có màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.”

 

Như vậy, khi ký tên vào trong văn bản, phải dùng bút mực màu xanh và điểm cần lưu ý là không dùng các loại mực dễ phai.

Trên đây là một số thông tin tổng quát liên quan đến vấn đề ký chính thức lên văn bản, tài liệu. Mong rằng sẽ hữu ích với các bạn trong kinh doanh và cuộc sống. Cảm ơn Quý bạn đọc đã theo dõi bài viết.

Nếu có bất kỳ thắc mắc hay cần tư vấn về thủ tục liên quan đến doanh nghiệp, đầu tư, sở hữu trí tuệ, thuế - kế toán và giấy phép hoạt động, bạn có thể liên hệ với chúng tôi thông qua:

        Facebook: www.facebook.com/nhuylawfirm

        Hotline: 0914.39.47.96

        Email: nhuylawfirm@gmail.com

     

 Tác giả bài viết: Ngọc Ánh.