Khi nào doanh nghiệp phải Đăng ký Nội quy lao động tại cơ quan quản lý nhà nước?
Theo quy định của pháp luật về lao động hiện hành, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 lao động trở lên phải có Nội quy lao động bằng văn bản (Cơ sở pháp lý theo khoản 1 Điều 119 Bộ luật lao động 2012, khoản 9 Điều 28 Nghị định 05/2015/NĐ-CP hướng dẫn thi hành một số nội dung của Bộ luật lao động, khoản 4 Điều 10 Thông tư 47/2015/TT-BLĐTBXH hướng dẫn hợp đồng lao động kỷ luật lao động trách nhiệm vật chất). Điều đó có nghĩa là những tổ chức kinh tế như hộ gia đình hoặc các doanh nghiệp nhỏ và vừa sử dụng dưới 10 lao động thì không bắt buộc phải ban hành nội quy lao động dưới hình thức văn bản. Trong những trường hợp này, kỷ luật lao động sẽ được thể hiện thông qua những thỏa thuận giữa người sử dụng lao động với người lao động trong hợp đồng lao động, những mệnh lệnh, nhiệm vụ, yêu cầu hợp pháp của người sử dụng lao động.
Về thời hạn đăng ký, đối với các trường hợp sử dụng từ 10 lao động trở lên nêu trên, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh (Sở Lao động Thương binh và Xã hội), thành phần hồ sơ được quy định tại Điều 121 Bộ luật lao động 2012.
Thời điểm có hiệu lực của nội quy lao động trong trường hợp này được quy định như sau:
- Nếu hồ sơ đăng ký nội quy lao động hợp lệ thì sau thời hạn 15 ngày kể từ ngày cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nhận được hồ sơ thì nội quy lao động sẽ có hiệu lực;
- Nếu hồ sơ đăng ký nội quy lao động chưa hợp lệ (có quy định trái pháp luật) thì trong vòng 07 ngày làm việc cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh sẽ ra thông báo bằng văn bản và hướng dẫn người nộp sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại nội quy lao động; Sau khi thay đổi, nếu hồ sơ hợp lệ thì sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nhận được hồ sơ đăng ký lại, nội quy lao động sẽ có hiệu lực.
(Cơ sở pháp lý tại Điều 120, Điều 122 Bộ luật lao động 2012; khoản 1, khoản 3 và khoản 7 Điều 28 Nghị định 05/2015/NĐ-CP).
Còn đối với trường hợp người sử dụng lao động sử dụng 10 lao động trở xuống thì không bắt buộc lập nội quy lao động bằng văn bản và không bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh. Hình thức và hiệu lực của nội quy lao động trong các trường hợp này được thể hiện như sau:
- Nếu nội quy lao động không được ban hành dưới dạng một văn bản riêng thì những nội dung cơ bản của nó như kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất sẽ được thỏa thuận và ghi trong hợp đồng lao động hoặc thể hiện thông qua những mệnh lệnh, yêu cầu công việc hợp pháp của người sử dụng lao động.
- Nếu người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 lao động và muốn soạn thảo nội quy lao động bằng hình thức văn bản thì thời điểm có hiệu lực của nó sẽ được người sử dụng lao động quyết định trong nội quy lao động (Cơ sở pháp lý tại khoản 4 Điều 10 Thông tư 47/2015/TT-BLĐTBXH).
LƯU Ý về cơ quan tiếp nhận hồ sơ đăng ký nội dung lao động: Trên thực tế có một số tỉnh, thành phố có quy định riêng về việc phân cấp cơ quan tiếp nhận đăng ký nội quy lao động, theo đó, bên cạnh Sở Lao động Thương Binh và Xã hội thì cơ quan quản lý nhà nước cấp quận, huyện cũng có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ. Cụ thể tại Thành phố Hồ Chí Minh, Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh đã ban hành Quyết định số 15/2016/QĐ-UBND về việc phân cấp tiếp nhận hồ sơ đăng ký Nội quy lao động của doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên trên địa bàn Thành phố với nội dung chủ yếu như sau:
a) Sở Lao động thương binh và xã hội sẽ tiếp nhận hồ sơ đăng ký Nội quy lao động đối với:
- Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ; Công ty cổ phần do nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ;
- Nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư;
- Văn phòng đại diện hoạt động không sinh lời tại Việt Nam của tổ chức nước ngoài;
- Các cơ quan hành chính nhà nước, các tổ chức, các đơn vị sự nghiệp thuộc sở, ban, ngành, đoàn thể Thành phố có thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động; các cơ quan hành chính nhà nước, các tổ chức, các đơn vị sự nghiệp thuộc Trung ương đóng trên địa bàn Thành phố có thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động.
b) Ủy ban nhân dân cấp quận, huyện tiếp nhận hồ sơ đăng ký Nội quy lao động đối với:
- Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, Công ty cổ phần không thuộc đối tượng tiếp nhận hồ sơ đăng ký nội quy lao động của Sở Lao động thương binh và xã hội như trên; Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, Công ty hợp danh, Doanh nghiệp tư nhân;
- Các cơ quan hành chính nhà nước, các tổ chức, các đơn vị sự nghiệp thuộc quận, huyện có thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động.
- Hợp tác xã, cá nhân có thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động.
Trên đây là những quy định của pháp luật hiện hành về nghĩa vụ đăng ký nội quy lao động của các tổ chức kinh tế có sử dụng từ 10 lao động trở lên.
Nội quy lao động là văn bản gắn liền với quyền và lợi ích hợp phát của người lao động do đó pháp luật có quy định quản lý như thế để nhằm kịp thời nắm bắt, rà soát và kiểm tra ngăn chặn kịp thời những tình huống lạm dụng quyền hạn của người sử dụng lao động hoặc nhừng tình huống bất lợi mà người sử dụng lao động có thể gây ra cho người lao động nếu như không có sự quản lý của cơ quan nhà nước. Tư vấn Như Ý mong rằng những thông tin trên đây sẽ hữu ích cho quý doanh nghiệp trong công việc kinh doanh, sản xuất và quản lý nguồn nhân lực của mình một cách hợp pháp và bền vừng.
Trên đây là những tư vấn của Tư vấn Như Ý về vấn đề này, rất mong bài viết sẽ hữu ích cho bạn.